共同社19日報道稱,總務省在新冠緊急事態宣言全面解除后不久的2021年10月對日本約9萬戶家庭開展了社會生活基本調查,利用獲得的數據,對上班族中在調查當天有過遠程辦公的人和完全沒有遠程辦公的人的工作日時間分配進行了比較。

結果顯示,遠程辦公者的通勤和上下學時間平均為4分鐘,比沒有遠程辦公的人少了1小時零3分鐘,包括梳妝打扮在內的“生活瑣事”縮短了10分鐘。與之相對應,遠程辦公者的睡眠時間增長了18分鐘,達到7小時32分鐘;休閑娛樂時間增長了16分鐘,為35分鐘。

此外,遠程辦公者的育兒時間長了10分鐘,為17分鐘。或許是因為遠程辦公能隨時投入工作的特點,遠程辦公者的工作時間也增加了13分鐘,達到8小時37分鐘。

值得注意的是,在生活變化方面,不同年齡段的遠程辦公者還存在差異。25歲至34歲人群的睡眠時間增長了41分鐘,達到8小時零6分;休閑娛樂時間也增長了28分鐘,達到1小時。另一方面,育兒人群較多的35歲至44歲的睡眠時間則幾乎沒有差異,育兒時間增長了23分鐘,為41分鐘,休息放松時間增加10分鐘,為1小時31分鐘。45歲至54歲人群用在看電視、做運動等廣泛領域的時間都增加了幾分鐘。

——其實,企業的很多老板和管理是不支持遠程辦公的。畢竟,老板都喜歡看著員工埋頭苦干24小時不停運轉,可遠程辦公無法監控員工是否在認真工作還是在摸魚瞎混。摸魚瞎混不但影響項目進展,還會產生不必要的損失。依靠人的力量是有限的,在遠程辦公不能不執行的情況下,作為老板和管理層,想要更科學的做好團隊管理,做好項目管理,就不能不借用一些外部專業的協同管理工具。

在經典目標管理理論中,OKR理論是一套明確和跟蹤目標及其完成情況的管理工具和方法,正被很多企業和組織所采用。將其拆解開來,可理解為O(Objectives):目標,K(key Action):關鍵行動,R(key Results):關鍵成果。核心價值是聚焦重點,高效協作,鼓舞人心。遠程居家辦公,這個操作方法論受到很多職場人的青睞。有了方法論,配合時下流行的項目協同管理工具,遠程辦公如虎添翼,完美解決了領導的心病。下面看看職場人是如何通過OKR結合協同工具進行遠程辦公,杜絕摸魚的。

我們以協同工具飛項為例:

O:確定目標,讓大家打消摸魚的心理

確定目標就是確定項目團隊的行動綱領,明確要在什么時間段內做哪些事,然后跟進執行進度即可。然而在實際工作中大方向肯定是確定的,但是小的方向有的時候就算確定好分發下去后,也有可能不能及時完成,甚至出現推脫責任,稱“這件事不是我負責的”類似職場甩鍋的話語。這種時候,我們使用【飛項】就可以盡可能避免出現這些問題,我們可以通過創建事項并用脈絡圖理清邏輯,可對各事項進行拖拽,調整子孫關系。

如一個全媒體運營項目,將不同平臺依次分發給不同的執行人,根據平臺屬性和游戲規則制定相應的KPI和考核機制,直接將數據反饋在平臺上,項目管理者可以通過具體情況制定工作進度安排。

飛項還可將事項列表中的目標事項任務拆分成若干個子事項,分發給不同的成員。事項支持派發給微信好友/飛項協作人,最多支持100人。在對方接受邀請后自動同步到雙方日程,實時互動,無需跟催,省時又省心。

飛項支持多項目管理,方式如上所述。在團隊空間里面,通過項目欄目查看自己參與的項目和所有項目。每個項目有獨立的IM溝通和相關文件資料,不會混淆。這個對項目管理者或者部門管理人最人性,每天只需要盯著這幾個項目即可。

K:協同行動,杜絕摸魚的常規法寶

關鍵目標確定后,并將目標加以拆分,就到了關鍵行動——執行環節。在實現項目目標過程中,很多很多事項往往是有很多小事項和細分目標組成的。而在目標管理軟件飛項的幫助下,就可以實現高效協同,快速執行推進目標。

在推進目標任務時,同樣可利用脈絡圖查看每個事項的進展。針對執行需要協同解決的問題,執行有難度的事項,可用事項IM功能實時溝通。每個項目和事項都可以擁有獨立的IM,溝通過程中還可邊聊邊創待辦、發公告、標重點、約會議等。關鍵信息不錯漏,簡單又高效。

平時在微信群QQ群溝通不方便的是 ,當項目多起來的時候,并非人人都遵守溝通規則,很多人會串群聊天,將這個項目的信息發到另外的群,不但讓對方莫名其妙,也會把不相干的商業秘密暴露出去,造成不必要的損失。因此,利用飛項IM溝通,每個事項專門一個聊天,所有聊天的信息和相關文件資料都可以沉淀在相應的群信息里面,到項目結束復盤的時候隨時調閱出來即可。

此外,還可用飛項的早計劃晚總結功能,查看每天需要執行任務的計劃及其執行總結。借助全量視圖可全面查看事項的時間、標簽、協作人、創建人、責任人、協作過程、完成情況,以及是否有關注、要顯示日程、存在項目中等。

同時也可通過項目的自定義視圖對各類事項進行分組,快速定位查找查看。這樣一來無需當面溝通也能充分了解目標進度,以及存在問題等,進而讓目標管理過程更加簡單高效。

在空間團隊日程欄目,你可以看到所有成員的安排。通過查看可以有效的管理團隊成員的工作進度和效率提升。作為管理者,可以很方便直觀的在這里看到整個項目的進展情況,還可以根據成員效率和完成情況進行日程的調整。

項目管理者在協同中需要做的更多是項目的整體把控和人員的安排協調。利用飛項的數據分析,可以讓管理者對項目執行和人員活躍度有更清晰的認知了解,從而做出相應的調整。

R:復盤,檢查是否摸魚的最終手段

每到一個項目目標執行周期,就要對關鍵成果進行復盤。在團隊空間指定項目里面的資源庫可以看到項目文件夾歸檔、空間文件夾等,有事項文件也有項目文件,逐一分來不會混淆。

在移動互聯網時代,就要運用移動互聯網工具來科學管理目標。其中目標管理軟件飛項,是當下被很受項目管理者歡迎的“項目管理助手”和“事項寫作專家”。其與經典目標管理理論OKR“雙劍合璧”,可實現多種視角團隊協作,讓項目目標進度管理變得更加輕松簡單。

時下,很多企業因為受到各種不可控的因素,慢慢將項目業務轉移到云端。視頻會議、共享文檔、移動審批……如今,“上班族”只需要一臺電腦、一部手機即可完成以往在辦公室里的工作。據報道,中國互聯網絡信息中心發布的《中國互聯網絡發展狀況統計報告》顯示,截至2022年6月,中國在線辦公用戶規模達4.61億,占網民整體的43.8%。

并且疫情以來,線上辦公成為了“剛需”,改變了“上班族”的工作習慣,開啟了產業發展的新路徑、新賽道,也塑造著經濟發展的新動能、新優勢。遠程辦公將會是未來辦公的一種新形式。企業如何適應好這種模式,讓辦公效率更高效,利用好專業的協同工具,也顯得非常重要。